CRM-Automatisierung für mittelständische Betriebe

Weniger Handgriffe.
Mehr Zeit für Kunden.

Anfragen zuordnen, Angebote nachfassen und Übergaben vorbereiten. Wir automatisieren wiederkehrende Schritte rund um Ihr CRM – mit klaren Regeln und einem Team, das den Überblick behält.

CRM-Erstgespräch vereinbaren 30 Minuten · unverbindlich
Angebotsnachfassung · ein Beispiel
01Wiedervorlage erreichtNordwerk · Projektangebot
Noch offen?Keine Antwort?Zuständig?
MIT KI VORBEREITENKundenkontext wird zum Gesprächseinstieg.
Ihr Team prüft und gibt frei.
Illustratives Beispiel · fiktive Daten
Vertriebsabläufe in der Praxis

Kundenwissen nutzen.
Den nächsten Kontakt vorbereiten.

Wie Postfach, Kundenakte und Ihr Team zusammenspielen: Die folgenden Beispiele zeigen den Weg vom vorhandenen Kontext bis zur Rückmeldung.

Kundenwissen✦ KI-VorbereitungPrüfung im TeamPersönlicher Kontakt
Aus Kundenwissen wird der nächste Schritt. · Beispielablauf
Zwei Abläufe zum Durchklicken

Sehen Sie, wie aus Kontakten
nächste Schritte werden.

Ein offenes Angebot. Ein Kunde, der Sie schon kennt. Zwei gute Ausgangspunkte für das nächste Gespräch.

01 Angebote nachfassen

Angebot versendet.
Nächster Schritt klar.

Ihr Team sieht, wann eine Rückmeldung ansteht – und hat den passenden Gesprächseinstieg direkt vor sich.

  • Ein fester nächster Termin
  • Eine Nachricht mit echtem Bezug
  • Ein klarer Stopp bei erfasster Antwort
Ihren Angebotsablauf besprechen

Ihr Team bleibt am Steuer.KI erstellt den Entwurf. Ihr Team prüft ihn vor dem Versand. Sobald eine Antwort erfasst ist, endet das automatische Nachfassen.

Outlook
LB
Laura BergerNordwerk · Projektteam
Montag

Re: Ihr Angebot – Standort Süd

„Wir stimmen das Angebot am Freitag intern ab. Melden Sie sich danach gerne noch einmal.“

Projektangebot Standort SüdAngebot im Vorgang hinterlegtPDF
Nachfassen am vereinbarten TerminZuständig: Ihr Projektteam
Offen

01Das Angebot, der letzte Austausch und die Zuständigkeit sind erfasst.

Kontext für Ihren Entwurf
Aus erfassten Informationen

Angebot liegt vor. Interne Abstimmung am Freitag. Erneute Rückfrage danach gewünscht.

AnLaura BergerEntwurf

Ihr Angebot – Standort Süd

Guten Tag Frau Berger,

Sie wollten unser Angebot zur Erweiterung am Standort Süd intern abstimmen. Wie ist der aktuelle Stand?

Wenn noch Fragen zu Umfang oder Ablauf offen sind, gehe ich sie gerne mit Ihnen durch.

Viele Grüße
Ihr Projektteam

Zur Prüfung durch Ihr TeamFreigabe ausstehend

02Der Entwurf greift den tatsächlichen Austausch auf. Ihr Team prüft und entscheidet.

OutlookAntwort erfasst
Nach Prüfung freigegeben und versendet
LB
Laura BergerNordwerk · Projektteam

Re: Ihr Angebot – Standort Süd

„Danke für die Erinnerung. Bitte lassen Sie uns den zeitlichen Ablauf besprechen.“

Nachfassfolge gestoppt

Die erfasste Antwort beendet weitere Erinnerungen.

Nächster persönlicher SchrittRückruf mit Frau BergerIhr Projektteam klärt den zeitlichen Ablauf.

03Aus einer Rückmeldung wird eine klare Aufgabe für die zuständige Person.

02 Bestehende Kunden aktivieren

Schon bekannt.
Wieder im Gespräch.

Ein Kunde hat einen weiteren Ausbau angesprochen. Mit der passenden Erinnerung und einem vorbereiteten Entwurf knüpft Ihr Team daran an.

  • Anlässe aus der Kundenhistorie
  • Eine Nachricht mit persönlichem Bezug
  • Bedarf und Zeitpunkt gemeinsam klären
Ihre Kundenpflege besprechen

Ein guter Anlass verbindet.Ihr Team greift ein früheres Gespräch auf und klärt, ob das Vorhaben noch aktuell ist.

Pipedrive

Nordwerk

Laura Berger · Standort Süd

Bestandskunde
Kundenakte NW-0248Betreut von Ihrem Projektteam
Projekt abgeschlossenErster Abschnitt am Standort Süd

Projektabschluss und Ansprechpartner hinterlegt.

GesprächsnotizWeiteren Ausbau im Herbst besprechen.

Laura Berger möchte die nächste Ausbaustufe nach der Sommerpause wieder aufnehmen.

Kundenkontakt vorbereiten14. Okt. · 09:12 · Ihr Projektteam
In Arbeit
Die Grundlage kann auch in Ihrem CRM, ERP oder einer gepflegten Kundenliste liegen.

01Ein dokumentiertes Vorhaben liefert einen nachvollziehbaren Anlass.

Kontext für Ihren Entwurf
Aus Ihrer Kundenhistorie

Erstes Projekt abgeschlossen. Ein möglicher weiterer Ausbau im Herbst wurde angesprochen.

Entwurf vorbereitet
AnLaura BergerEntwurf

Ihr Vorhaben am Standort Süd

Guten Tag Frau Berger,

bei unserem letzten Gespräch hatten Sie einen weiteren Abschnitt am Standort Süd für den Herbst angesprochen. Ist das Vorhaben noch aktuell?

Wenn ja, können wir gemeinsam prüfen, was sich seit dem letzten Projekt verändert hat und welcher nächste Schritt sinnvoll wäre.

Viele Grüße
Ihr Projektteam

Zur Prüfung durch Ihr TeamFreigabe ausstehend

02Ein persönlicher Einstieg mit Bezug zum letzten Gespräch.

OutlookAntwort erfasst
14. Okt. · 09:24Nach Prüfung freigegeben und versendet
LB
Laura BergerNordwerk · Projektteam

Re: Ihr Vorhaben am Standort Süd

„Das Thema ist noch aktuell. Wir möchten im November neu planen.“

Weitere Ansprache gestoppt

Die erfasste Rückmeldung geht an die zuständige Person.

Bedarf und Zeitpunkt klären15. Okt. · 10:28 · Ihrem Projektteam zugewiesen
In Arbeit

03Die Antwort entscheidet über den nächsten Schritt. Der Mensch führt das Gespräch.

Den Ablauf, die Werkzeuge und die Freigaben stimmen wir auf Ihre vorhandenen Systeme und Ihr Team ab.

So unterstützen wir Ihr Team

Routine, die sich gut abgeben lässt.

Eine neue Anfrage, ein offenes Angebot, eine Übergabe: Wir beginnen dort, wo Ihr Team regelmäßig Arbeit doppelt erledigt.

01 / Ein durchgängiger Ablauf

Aus einem Eingang wird eine nächste Aktion.

Eine neue Anfrage erhält eine zuständige Person; ein offenes Angebot eine Wiedervorlage. Für jeden Ablauf legen wir Auslöser, benötigte Informationen und das gewünschte Ergebnis fest.

  1. 01
    Neue AnfrageAbsender und Projektbezug
  2. 02
    Kontakt zuordnenLaura Berger · Nordwerk
  3. 03
    Aufgabe anlegenProjektteam übernimmt
Unklare Zuordnung?Eine Prüfaufgabe statt ungeprüfter Zuordnung.
Illustratives Beispiel · fiktive Daten

Beispielablauf: Neue Anfrage

02 / Klare Bedingungen

Automatisch. Mit nachvollziehbaren Regeln.

Eine erfasste Antwort, Absage oder ein Abschluss beendet das geplante Nachfassen. Fehlen Angaben oder fällt eine Verbindung aus, muss Ihr Team den Fall erkennen und übernehmen können.

Neue AntwortNachfassung stoppen
Angabe fehltIm Team prüfen
Verbindung fehltFehler melden · Team übernimmt
Beispielhafte Regeln · vor dem Start gemeinsam testen
03 / Bestehende Systeme

Die richtigen Informationen kommen an.

Formular, Postfach, CRM und Teamkanal werden dort verbunden, wo es hilft. Die vorhandenen Schnittstellen bestimmen die Möglichkeiten.

FormularAbsender + Anliegen
CRMKontakt + erste Aufgabe
PostfachAntwort zum Angebot
CRMBeim Vorgang hinterlegt
CRMNächster Schritt steht
TeamkanalHinweis ans Projektteam

Felder und Schnittstellen vorab prüfen.

Beispielhafte Übergaben · passend zu Ihren Systemen
04 / Sinnvolle KI

Vorbereiten, was Menschen weiterbringt.

KI fasst erfasste Gesprächsverläufe zusammen oder bereitet passende Nachrichtenentwürfe vor. Ihr Team prüft den Inhalt und entscheidet über den Versand.

Vorhandener KontextGesprächsnotizAusbau intern abstimmenProjektangebotNordwerk · Standort Süd
✦ Entwurf für Laura Berger

„Passt es, wenn wir die offenen Punkte zu Ihrem Ausbau am Freitag gemeinsam durchgehen?“

Ihr Team prüft vor dem Versand
Illustratives Beispiel · fiktive Daten
Das Ergebnis unserer Zusammenarbeit

Ein Ablauf, den Sie nachvollziehen können.

Sie sehen, was passiert, wo eine Entscheidung liegt und wie Ihr Team mit Ausnahmen umgeht.

Gemeinsam festgelegt

Wir grenzen Quellen, Datenfelder und Ausnahmen vorab ein. Zusätzliche Dienste oder individuelle Schnittstellen können einen eigenen Aufwand und laufende Kosten mitbringen.

  • 01 / AUSLÖSER

    Ein klar beschriebener Anwendungsfall

    Auslöser, benötigte Daten und erwartetes Ergebnis.

    WiedervorlageStatus prüfenNächste Aufgabe
  • 02 / VERBINDUNG

    Ein eingerichteter Ablauf

    Passende CRM-Funktionen und abgestimmte Anbindungen.

    NW
    Postfach → CRMNachricht, Kontakt und Aufgabe
  • 03 / PRÜFFÄLLE

    Geprüfte typische Fälle

    Normaler Durchlauf, fehlende Angaben und notwendige Stopps.

    Antwort erhalten: StoppAngaben fehlen: prüfen
  • 04 / ÜBERGABE

    Eine verständliche Übergabe

    Kurze Ablaufbeschreibung und geklärte Zuständigkeiten.

    ▤
    AblaufbeschreibungAuslöser · Ausnahmen · Verantwortung
Unser Vorgehen

Von der Routine zum verlässlichen Ablauf.

01

Den Engpass auswählen

Wir betrachten einen häufigen Handgriff und klären, welches Ergebnis er liefern soll. Ein klarer erster Anwendungsfall hält den Einstieg überschaubar.

Ein klarer Startpunkt
Anlass
Wiedervorlage erreicht
Grundlage
Angebot und Kundenkontext
Ziel
Nächste Aufgabe für das Team
02

Den Ablauf bauen

Auslöser, Schritte und Bedingungen werden eingerichtet. Native CRM-Funktionen kommen zum Einsatz, wenn sie den Bedarf abdecken.

Die Logik festlegen
  1. 1Auslöser: Termin erreicht
  2. 2Bedingung: keine Antwort
  3. 3Aktion: Aufgabe vorbereiten
Vorhandene CRM-Funktionen zuerst.
03

Im Alltag überprüfen

Mit Ihrem Team testen wir den normalen Durchlauf, Antworten, fehlende Daten und technische Fehler. Danach zählt, ob der Ablauf tatsächlich Handgriffe spart und Rückmeldungen richtig ankommen.

Vier Fälle durchspielen
Normalfall
Aufgabe richtig zugeordnet?
Antwort
Nachfassen gestoppt?
Daten fehlen
Prüffall sichtbar?
Verbindung
Fehler und Übernahme klar?

Beispielhafte Projektunterlagen · vor dem Start gemeinsam abstimmen

Auf einen Blick

CRM-Automatisierung: Welche Abläufe sich lohnen

CRM-Automatisierung organisiert wiederkehrende Vertriebsarbeit: Anfragen zuordnen, Angebotsnachverfolgung vorbereiten und Informationen bei einer Übergabe bereitstellen. WeAutomize richtet die passenden Regeln ein und verbindet bei Bedarf weitere Systeme. Zuerst nutzen wir vorhandene CRM-Funktionen. KI ergänzt den Ablauf, wenn freie Texte zusammengefasst oder Entwürfe vorbereitet werden sollen. Verantwortliche, Freigaben und der Umgang mit Fehlern gehören von Anfang an dazu.

Auswahl, Aufwand und Praxis ansehen
Gut entscheiden. Klar starten.

Was Sie vor dem Start wissen sollten.

Konkrete Kriterien für Auswahl, Einrichtung und Ihren nächsten Schritt.

Welche Vertriebsaufgaben eignen sich für den Einstieg?

Gut geeignet ist eine wiederkehrende Aufgabe mit einem erkennbaren Anfang und einem überprüfbaren Ergebnis. Ein Beispiel: Eine vollständige Anfrage aus einem Formular wird dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet und erhält eine erste Aufgabe. Fehlen wichtige Angaben, landet der Vorgang zur Prüfung beim Team. Dieser Unterschied gehört schon in die Planung des Ablaufs.

Auch Wiedervorlagen und interne Übergaben können einen sinnvollen Einstieg bilden. Eine Automatisierung muss dabei nicht sofort Nachrichten versenden. Zunächst kann sie Informationen zusammenführen oder einen nächsten Schritt vorbereiten. Mit Ihrem Team wählen wir den Fall aus, bei dem Häufigkeit, heutiger Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit den Aufwand für Einrichtung und Pflege rechtfertigen.

  • Neue Anfrage: Kontakt zuordnen und Bearbeitung vorbereiten.
  • Offenes Angebot: passende Wiedervorlage für den Verantwortlichen.
  • Gewonnener Auftrag: vereinbarte Informationen für die Übergabe bereitstellen.

Native CRM-Funktion oder zusätzliche Integration?

Wir prüfen zuerst, was das vorhandene CRM selbst abbilden kann. Pipedrive-Workflows lassen sich mit Auslösern, Bedingungen und Aktionen einrichten; verfügbare Funktionen und Limits hängen vom Tarif ab. In Close bestehen Workflows aus Auslösern und einzelnen Schritten. Sobald Informationen aus einem weiteren System benötigt werden, betrachten wir dessen Schnittstelle, Zugriffsrechte und die verfügbaren Datenfelder.

Eine zusätzliche Verbindung bringt auch eine zusätzliche Abhängigkeit mit sich. Deshalb muss feststehen, welches System eine Information führt und was bei einem fehlgeschlagenen Schritt passiert. Ein Textentwurf durch KI ist ein eigener Baustein: Er benötigt geeigneten Kontext und eine vereinbarte Prüfung. Die technische Verbindung allein beantwortet noch nicht, ob das Ergebnis fachlich richtig und für den Kundenkontakt geeignet ist.

Ausnahmen testen und Nutzen nachvollziehbar messen

Ein Workflow sollte nicht nur mit dem idealen Beispieldatensatz funktionieren. Wir betrachten fehlende Angaben, doppelte Eingänge, Änderungen der Zuständigkeit und einen Abbruch während des Ablaufs. Für kundenbezogene Schritte sind Rückmeldungen besonders wichtig. Close kann einen Workflow-Durchlauf bei konfigurierten Zielen wie einer eingehenden E-Mail pausieren; die passenden Regeln werden für den jeweiligen Anwendungsfall geprüft.

Für die Bewertung zählen weniger manuelle Schritte, Bearbeitungszeit und der Aufwand für Korrekturen. Eine Aufgabe, die automatisch entsteht, hilft erst dann, wenn sie richtig zugeordnet und tatsächlich bearbeitet wird. Deshalb werden Ausgangslage und gewünschtes Ergebnis vorab beschrieben. Erst nach einem geprüften Einstieg lohnt sich die Entscheidung, weitere Fälle oder Systeme in denselben Ablauf aufzunehmen.

Ein Pilot mit überprüfbaren Grenzen

Beispiel, kein Kundenprojekt: Eine neue Formularanfrage soll genau einmal im CRM landen und eine Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter auslösen.

Voraussetzungen
Freigegebene Testdaten, ein definierter Eingang, Zugriff auf das Zielsystem und eine Person, die das fachlich richtige Ergebnis bestätigt.
Normalfall
Eine vollständige Anfrage erzeugt einen korrekt zugeordneten Datensatz und eine Aufgabe. Quelle und Zuständigkeit bleiben nachvollziehbar.
Fehlerfälle
Ein wiederholter Eingang erzeugt kein unerwünschtes Duplikat. Fehlende Pflichtangaben gelangen zur Prüfung. Bei einer ausgefallenen Verbindung ist der Fehler erkennbar und eine Wiederholung kontrolliert möglich.
Grenze des Piloten
Ein vereinbarter Eingang und Zielprozess. Weitere Quellen, Sonderfälle, automatische Kundenansprache und laufende Überwachung werden gesondert festgelegt.

Angebote nachfassen ist ein eigener Anwendungsfall. Kontaktgruppen und Stop-Regeln bei der Kundenreaktivierung.

Herstellerinformationen zum Nachlesen

Funktionen und Tarife können sich ändern. Diese offiziellen Quellen ergänzen unsere Einrichtungskriterien.

Close ausprobieren
Gut zu wissen

Ihre Fragen
zur CRM-Automatisierung.

Brauchen wir für jede Automatisierung KI?

Nein. Viele Aufgaben lassen sich mit festen Regeln lösen. KI ist dann sinnvoll, wenn beispielsweise freie Texte eingeordnet, zusammengefasst oder als Entwurf vorbereitet werden sollen.

Lässt sich jedes bestehende System verbinden?

Das hängt von Schnittstellen, Zugriffsrechten und verfügbaren Daten ab. Wir prüfen die konkrete Verbindung vor der Umsetzung und legen fest, wie mit fehlenden oder unvollständigen Daten umgegangen wird.

Wer kümmert sich um spätere Änderungen?

Im Projekt legen wir fest, wer verantwortlich ist und wie Änderungen übernommen werden. Eine laufende Prüfung und Weiterentwicklung kann Teil einer gesonderten Betreuung sein.

Können wir mit einer internen Automatisierung beginnen?

Ja. Aufgaben, Zuordnungen und interne Übergaben sind mögliche erste Fälle. So lässt sich die Datenqualität prüfen und der Nutzen im Team beurteilen, bevor kundenseitige Nachrichten oder zusätzliche Systeme in den Ablauf aufgenommen werden.

Wie werden doppelte Aufgaben oder Kontakte vermieden?

Vor der Umsetzung wird festgelegt, woran ein bereits bearbeiteter Vorgang erkannt wird und wann ein Ablauf erneut starten darf. Dazu können vorhandene Kennungen, Status oder weitere Merkmale dienen. Welche Prüfung zuverlässig möglich ist, hängt von den Daten und den beteiligten Systemen ab.

Muss für Automatisierungen der CRM-Tarif gewechselt werden?

Das lässt sich erst anhand der benötigten Funktionen beantworten. Integrierte Automatisierungen, Nutzungsgrenzen und bestimmte Aktionen können tarifabhängig sein. Wir prüfen den vorhandenen Lizenzumfang und stellen einen möglichen Tarifwechsel den Kosten und Abhängigkeiten einer zusätzlichen Lösung gegenüber.

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Sajoscha KomirIhr AnsprechpartnerSajoscha Komir · WeAutomize
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